Gráfico de Gantt

Hoje quero falar sobre uma excelente ferramenta de planejamento e gestão do tempo. Trata-se do Gráfico de Gantt. Tão simples quanto eficiente, disponível na Internet e facilmente customizável até em planilhas Excel.

Eu o utilizo em minha organização pessoal, assim como aplico em meus programas de mentoria de negócios visando o desenvolvimento de habilidades de planejamento e gestão do tempo de meus mentorados.

Origem:

O gráfico (ou diagrama) foi criado no começo do século XX por um engenheiro chamado Henry Gantt. Ele desenvolveu a ferramenta para fazer a gestão das etapas de projetos.

Importante destacar que a lógica do gráfico é simples, mas não simplória: um cronograma com algumas variáveis bem definidas, destacando-se o que precisa ser feito, os prazos e o responsável pelas tarefas.

Eis porque sua customização ao Excel é tão simples. Basta apenas definir linhas e colunas conforme as necessidades de quem vai utilizar a ferramenta.

Um exemplo:

A imagem que ilustra o texto é um exemplo de gráfico de Gantt. Você pode observar claramente as variáveis “tarefas” (o que precisa ser feito), “prazos” (quando será feito) e “responsável” (quem fará cada tarefa).

A planilha está definida para uma semana de planejamento, o que se constata pelos prazos de 2ª a domingo. Perceba que o Excel permite uma rápida alteração para prazos maiores, como um mês, um semestre ou um ano. Bastaria alterar as colunas correspondentes aos prazos.

Aliás, a imagem mostra em sua parte inferior outras abas da planilha, com prazos diferentes: quinzenal, mensal anual, etc, conforme as necessidades de planejamento e gestão do tempo do usuário.

Como preencher:

A lógica do preenchimento é quase óbvia: em cada linha, conforme a variável (tarefa, prazo e responsável), o usuário registra o que precisa ser feito, quando será feito e quem fará aquela tarefa, ou seja, o responsável pela mesma.

Nos espaços do gráfico relativos aos prazos, o usuário pode marcar um “X”, pode registrar um “ok” ou pode colorir as células conforme a lógica de um semáforo de trânsito. Nesse caso, as células das tarefas próximas são pintadas de amarelo (atenção), as células das tarefas atrasadas em vermelho (urgência!), e as células das tarefas cumpridas ficam em verde (tudo certo).

Portanto, o gráfico pode ter um caráter visual que costuma facilitar seu monitoramento por parte de muitas pessoas com características visuais. Novamente o Excel facilita muito na medida em que suas células podem ser coloridas à vontade.

Aplicabilidade e Variedade

A aplicabilidade do gráfico de Gantt transcende o planejamento e a gestão do tempo, e a gestão de projetos é um exemplo evidente disso. Equipes de trabalho dos mais diferentes setores do mercado podem se beneficiar com sua aplicação compartilhada.

Gestores de projetos podem aplicar o gráfico de Gantt de maneira rápida e direta ao ponto em seus desafios cotidianos, e empreendedores e profissionais autônomos ganham tempo e agilidade em sua organização diária.

Sobre variedade, citarei algumas plataformas (sites) que estão no mercado e oferecem modelos de gráficos de Gantt em seus pacotes de serviços. Particularmente, prefiro o Excel, mas já utilizei algumas dessas plataformas em momentos recentes.

Não tenho acordo algum com as plataformas e apenas as cito para enriquecer o texto e oferecer a você algumas alternativas.

Plataformas

Sugiro que pesquise quais modelos atendem sua necessidade de trabalho. Deixarei a seguir registrados os nomes das plataformas com os links já inseridos. Desta forma, você só precisa clicar para ser direcionado às mesmas. Estão listadas em ordem alfabética.

– Asana.com;

– Bitrix24.com.br;

– Lucidchart.com;

– Miro;

– Monday.com;

Experimente o gráfico de Gantt e analise os impactos em sua organização, seu planejamento e gestão do tempo. Acredito que você vai se admirar e passará a utilizá-lo permanentemente.